Política de retenção e exclusão de dados

Esta Política explica os princípios que a Sofia Sales aplica à retenção, à exclusão, à devolução e ao armazenamento residual de dados pessoais e do Conteúdo do Cliente.

A TNBI retém dados apenas pelo tempo razoavelmente necessário, considerando a finalidade para a qual são tratados, o contrato com o Cliente, as necessidades de segurança e operação, as obrigações legais e as necessidades legítimas relacionadas a pretensões jurídicas.

A retenção é determinada por critérios, e não por um prazo único, pois diferentes categorias de dados atendem a funções distintas e podem estar sujeitas a diferentes exigências contratuais e legais.

O Conteúdo do Cliente, incluindo registros de contatos, dados de conversas, informações de campanhas, informações sincronizadas com CRM, prompts e resultados de IA e dados relacionados sob o controle do Cliente, é retido enquanto necessário à prestação dos Serviços e de acordo com a configuração do Cliente, o plano aplicável, o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) e o contrato que rege a relação.

Quando as funcionalidades do produto permitirem, o Cliente poderá excluir registros durante a vigência da assinatura. A exclusão de dados de uma interface ativa pode não remover imediatamente todas as cópias de registros de segurança, backups, sistemas de recuperação de desastres ou registros exigidos por lei.

A TNBI poderá reter registros de conta, contratos, faturas, faturamento, tributos, situação de pagamentos e registros comerciais pelo período razoavelmente necessário para administrar a relação e cumprir obrigações contábeis, fiscais, de auditoria, de prevenção a fraudes e legais.

Registros de segurança, acesso, sistema, API e diagnóstico poderão ser retidos por períodos adequados ao monitoramento de segurança, à prevenção a fraudes, à solução de problemas, à investigação de incidentes e à confiabilidade do sistema.

Chamados de suporte, registros de implementação, comunicações sobre conformidade e correspondências relacionadas poderão ser retidos conforme necessário para prestar suporte, documentar instruções, resolver controvérsias, aprimorar as operações e cumprir obrigações legais.

A TNBI ou o Cliente poderá reter registros limitados que demonstrem que um destinatário optou por não receber comunicações, cancelou sua inscrição, bloqueou mensagens ou solicitou que não houvesse novos contatos. Esses registros poderão ser retidos após a exclusão de outros dados da campanha quando necessário para evitar futuros contatos indesejados e cumprir a legislação ou as regras da plataforma.

Após o encerramento, a possibilidade de o Cliente acessar ou exportar o Conteúdo do Cliente poderá cessar conforme o contrato aplicável e as funcionalidades do produto.

A TNBI excluirá ou devolverá os Dados Pessoais do Cliente de acordo com o DPA, ressalvadas a retenção permitida por lei, as medidas de preservação por razões jurídicas, as exigências de segurança e os ciclos de backup.

Os Clientes devem exportar os dados de que precisarem antes do encerramento, salvo se um acordo por escrito prever um período de exportação após o encerramento.

Os dados excluídos poderão permanecer temporariamente em backups, snapshots, registros ou sistemas de recuperação de desastres criptografados ou com acesso restrito, até que sejam sobrescritos ou eliminados ao final de seus ciclos normais.

Após a exclusão, as cópias residuais não são restauradas para uso comercial rotineiro, exceto quando necessário para recuperação de desastres, investigação de segurança ou cumprimento de exigências legais. Se os dados forem restaurados a partir de um backup, os controles de exclusão deverão ser reaplicados assim que for razoavelmente viável.

A TNBI poderá reter informações além dos prazos normais de exclusão se isso for exigido por lei, intimação, ordem judicial, obrigação regulatória, dever de preservação, exigência relacionada a sanções, investigação de fraude ou medida de preservação por razões jurídicas.

Quando a exigência de retenção terminar, os dados voltarão a seguir o ciclo de exclusão aplicável.

Os dados enviados a integrações selecionadas pelo Cliente, à Meta ou ao WhatsApp, a CRMs, calendários ou outros sistemas de terceiros poderão permanecer nesses sistemas de acordo com as configurações e políticas de retenção do terceiro e do próprio Cliente. A exclusão na Sofia Sales não garante automaticamente a exclusão em sistemas de terceiros controlados de forma independente.

Os titulares poderão enviar solicitações de exclusão ou de exercício de direitos de privacidade aplicáveis para legal@sofiasales.com. Se os dados forem controlados por um Cliente da Sofia Sales, a TNBI poderá encaminhar a solicitação a esse Cliente ou prestar assistência nos termos do DPA.

A TNBI utilizará métodos comercialmente razoáveis, adequados ao sistema de armazenamento e ao tipo de dado, para tornar os dados excluídos inacessíveis no uso normal do ambiente de produção quando a exclusão for concluída.

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças nos sistemas, nos produtos, nos compromissos contratuais ou na legislação.